Levantamento da reunião de 11 de setembro para o Denderson entrar na conversa inteiro. Quem é quem, o que dói hoje, o que o sistema precisa ter, item por item, e o que ficou fechado.
Contexto
A X Green é uma sociedade nova entre Hernani e Elias Farias, no ramo de construção e reforma.
O Elias já tem empresa de construção própria e mais de 20 anos de ofício, com equipe, obra em andamento e cliente americano. O que ele nunca teve foi sistema. Sempre foi tudo na mão, sem nenhuma ferramenta ajudando, com ele tocando cada parte sozinho: orçamento, lista de material, permit, obra, cobrança.
O Hernani vem do comercial e já trabalha com seguro de vida. Foi ele quem pediu a reunião: conhece o trabalho da Anna, sabe o que a Genesis resolve, e viu que era o caminho para a empresa nova nascer estruturada em vez de repetir a mão que cansou o Elias por vinte anos.
E é isso que muda o trabalho, para melhor: não tem processo legado para desmontar, não tem sistema antigo para migrar, não tem vício de planilha para quebrar. A decisão de arquitetura é nossa, do zero. Os dois foram explícitos também sobre o motivo da sociedade: entraram por princípio e valor, não por dinheiro.
Quem faz o quê
Isso ficou decidido dentro da reunião, e é o que define a arquitetura inteira dos agentes. Cada sócio tem o próprio agente, no próprio celular, pelo Telegram. Não é um agente compartilhado.
Visita técnica com o cliente, medição, orçamento, lista de material, obra, equipe, permits e inspeção. Ele faz questão de estar na visita: é onde o serviço é definido.
Agentes dele: estimativa, cotação, invoice, contrato, lista de compra.
Captação, primeiro contato com o lead, agendamento da visita, conteúdo, tráfego pago, Google Business e portfólio. Também opera o pagamento de funcionário e acompanha o financeiro.
Agentes dele: prospecção, CRM, conteúdo e mídia, relatório financeiro.
Quem opera o sistema são os dois sócios, e mais ninguém. São duas orquestradoras, uma para cada, cada uma no celular do dono.
Diagnóstico
Montar lista de material é manual e come o dia. O Elias tentou com ChatGPT e teve que conferir tudo de novo, porque veio viga de 16 pés onde a planta pedia 20.
"Eu usei um pouco na mão e um pouco na IA, só que depois eu tive que dar uma conferida em tudo de novo."
Cada cidade muda a norma e a exigência do inspetor. Em Hopkinton, um permit ficou três semanas parado e ninguém avisou o que faltava. Ele só descobriu indo lá pessoalmente.
"Ou seja, era para estar pronto há muito tempo."
O pacote de licenciamento, rest check permit e energy code, exige descrever todo o trabalho e todo o material, às vezes online, às vezes impresso. Segundo ele, consome tanto tempo quanto a lista de material.
A maioria dos clientes é americana e o inglês dele é básico. Ele identifica se um texto está certo quando lê, mas não escreve nem negocia com segurança.
"Meu inglês é isso aqui que você está vendo."
Sem controle de entrada e saída. Já queimou muito em imposto por payroll desorganizado e ainda não coleta o social de todo funcionário, o que joga o imposto no colo dele. Contador atual: Eduardo, da Tax Solutions em Somerville, primeiro ano, e ele está satisfeito.
Só trabalha com cheque. Perdeu um serviço de um cliente que queria pagar no cartão e tinha limite de quase 80 mil dólares disponível.
Não tem como saber se o funcionário chegou às sete ou às sete e meia. Ele já usou o Time Station em emprego anterior, com crachá de QR Code e trava por endereço, e quer de volta.
No mercado deles, orçamento demora de uma a duas semanas, e o cliente quer o preço no mesmo dia. Quem some por um dia perde para quem atendeu o telefone.
"Tem cliente que ligou uma vez e não atendeu, tchau."
Escopo
Tudo abaixo saiu da reunião, pedido por eles, item por item. Está separado por dono, que é como a arquitetura vai ser montada.
O sistema
Quando eles falam "o sistema", é isto: uma dashboard onde os dois abrem e acompanham a empresa toda, num lugar só. Não é o CRM sozinho, nem uma planilha bonita. É a tela onde o Elias vê a obra e o Hernani vê o funil, e cada um enxerga o lado do outro quando precisa.
A dashboard aceita as duas mãos. Eles podem lançar e consultar direto na tela, do jeito tradicional, e os agentes fazem exatamente a mesma coisa por voz ou por mensagem: o sócio fala que abasteceu, o agente lança; o sócio pergunta quanto entrou no mês, o agente responde do que está lá dentro. Nada é exclusivo de um caminho, e o dado é o mesmo nos dois.
Isso importa na adoção: em dia de correria, ninguém para para digitar, então o agente resolve. Em dia de escritório, ou quando a pessoa quiser ver tudo de uma vez, a tela está lá.
| Módulo | O que mostra |
|---|---|
| Clientes e projetos | Cada cliente vira um projeto com histórico permanente: o que foi feito, quanto custou, quem tocou |
| Obra | Material gasto, horas de equipe, quem está à frente, subcontratado com valor e período |
| Permits e inspeção | Aprovado, pendente, negado, o que falta anexar e a exigência daquela cidade |
| Financeiro | Entrada e saída, cotação, invoice, projeção mensal e anual, fechamento para o contador |
| Comercial | Pipeline com todo lead que entra, de onde veio, visita agendada e proposta enviada |
| Agenda | Obra fechada para os próximos meses, visita de orçamento e apontamento, com filtro por serviço |
| Equipe e ponto | Funcionários, horas batidas pelo Time Station e o que vai ser pago na semana |
| Almoxarifado | Ferramenta e EPI da empresa, o que tem, o que precisa comprar e quanto foi investido |
| Relatórios | Resumo do dia seguinte, fechamento do mês e balanço do ano com serviço ganho, perdido e o motivo |
Arquitetura
São dois times de agentes, um por sócio, no mesmo modelo que já rodamos em outros clientes. Cada sócio tem a própria orquestradora no celular dele, pelo Telegram, e abaixo dela os subagentes do território dele.
O agente do Hernani cobre tudo o que ele exerce na empresa: comercial, prospecção, primeiro contato, CRM, marketing, conteúdo e tráfego. O agente do Elias cobre o operacional: planejamento da obra, estimativa, lista de material, permits, subcontratado e a parte técnica. O sócio fala com a orquestradora, ela distribui para o subagente certo e traz o resultado quando fica pronto.
Os dois times escrevem no mesmo sistema e no mesmo CRM. Um enxerga o dado do outro: se o Elias quiser ver o que entrou de lead, ele abre; se o Hernani quiser ver a obra, ele abre. Tudo roda numa VPS da X Green, na nuvem.
A porta de entrada do trabalho é a gravação da reunião com o cliente. É aqui que o fluxo aperta o prazo do mercado inteiro:
O sócio grava a visita com o cliente e avisa o agente que terminou.
O agente lê a transcrição, entende o escopo e monta a proposta visual no domínio da X Green, na língua do cliente.
O sócio revisa, pede ajuste se precisar, e manda o link. Alvo: menos de cinco minutos.
O cliente aprova no próprio link. Se recusar, é obrigado a dizer o motivo, e isso volta como dado.
Aprovou: sai o contrato para assinar e o invoice com link de pagamento, à vista ou parcelado.
Cada cliente fica com o próprio repositório, e o histórico da obra inteira fica guardado.
Integrações
| Peça | Para quê | Situação |
|---|---|---|
| Time Station | Ponto por QR Code com trava de endereço | API existe e foi confirmada. Grátis até 10 funcionários; o plano de US$ 19,95 já libera. Limite de 5 mil chamadas por dia |
| Stripe | Cartão à vista e parcelado dentro da proposta | Conta a abrir. Taxa em torno de 2%, repassada ao cliente |
| Google Business | Posicionamento e avaliação automática no fim da obra | Conta a criar, e leva tempo para verificar. Começar já |
| Zillow e dados de imóvel | Quem comprou casa, valor e perfil, para prospecção | A validar por API |
| Banco | Entrada e saída no financeiro | A definir qual conta entra |
| Plaud | Gravar a visita e virar proposta | Um aparelho por sócio, US$ 190 cada |
Custo de ferramenta que fica com eles, fora o nosso: cerca de US$ 260 por mês somando Claude Max, as APIs de voz e imagem e a camada de dados, mais a VPS Hostinger KVM 4, que sai por US$ 12,99 por mês no preço promocional, ou seja US$ 155,88 no primeiro ano, e renova a US$ 28,99 por mês, e as taxas do Stripe por transação. Tudo dedutível como custo de empresa.
Fechado na reunião
Website, sistema, os dois agentes e a integração com o Time Station. A proposta detalhada, com arquitetura, custo e cronograma, ficou de ser enviada no dia seguinte.
Também combinado: indicação de cliente novo paga 10% do contrato fechado, e o Hernani já sinalizou que tem gente para indicar. O próximo projeto da dupla, depois deste, é o sistema do seguro de vida do Hernani.
Para decidir