Resumo da reunião com os dois sócios: o que foi conversado, o que a empresa precisa, o que eles vão precisar e o que a gente tem que providenciar.
O que foi conversado
A X Green é uma sociedade nova entre o Hernani, que vem do comercial, e o Elias Farias, que tem empresa de construção própria e mais de vinte anos de ofício. O Hernani pediu a reunião. Ele conhece o trabalho da Anna e quer a empresa nova nascendo estruturada, em vez de repetir vinte anos de trabalho feito na mão.
O Elias não é iniciante e não chegou pedindo ajuda para começar. Ele tem equipe, obra em andamento e cliente americano. O que ele nunca teve foi sistema: orçamento, lista de material, permit, obra e cobrança sempre foram feitos por ele, sozinho, no papel e na cabeça. Já tentou resolver com IA genérica e não deu certo.
A conversa foi inteira sobre isso: mapear o que trava a operação hoje e desenhar o sistema que a empresa nova precisa ter desde o primeiro dia. Só os dois sócios vão operar; as esposas não operam nada.
Necessidades da empresa
A lista de material é feita na mão e consome tempo demais. Na tentativa com IA genérica veio viga de 16 pés onde a planta pedia 20, e ele teve que conferir tudo de novo. Erro de medida anula o ganho de tempo e vira prejuízo na obra.
Cada cidade tem norma própria. Um permit ficou três semanas parado sem ninguém avisar o que faltava. O atraso trava a obra inteira.
Rest check permit e energy code exigem descrever todo o trabalho e todo o material. Consome tanto tempo quanto a lista.
A maioria dos clientes é americana e o inglês do Elias é básico. Isso pesa na negociação, no documento e no atendimento.
Não há controle de entrada e saída. O imposto sai alto por causa de payroll desorganizado, e nem todo funcionário tem o social coletado.
Só aceita cheque. Já perdeu serviço de cliente que queria pagar no cartão, com quase 80 mil de limite disponível.
Não há controle de chegada e saída da equipe em obra. Já usou o Time Station, com QR Code e trava de endereço, e quer de volta.
O mercado leva de uma a duas semanas para dar orçamento e o cliente quer no mesmo dia. Perde-se serviço para quem responde primeiro.
A busca de cliente é reativa. Falta varrer qual região está com mais demanda e chegar antes, em vez de esperar indicação.
O que eles vão precisar
O projeto é o centro. Cada cliente vira um projeto e todo o histórico mora dentro dele: valor fechado, pago, a receber e margem viva, diário da obra com foto e medição, material comprado com preço e loja, permit e inspeção com status e pendência, equipe com horas e subcontratado com valor e período, documento, invoice e conversa com o cliente. Material não entra na margem, porque quem compra é o cliente.
Em volta do projeto ficam as visões da empresa, numa dashboard única onde o Elias vê a obra e o Hernani vê o funil, cada um enxergando o lado do outro quando precisa:
Pipeline com todo lead, origem, visita agendada e proposta enviada.
Material gasto, horas de equipe, quem está à frente e subcontratado com valor e período.
Aprovado, pendente ou negado, o que falta e a exigência daquela cidade.
Entrada e saída, cotação, invoice, projeção mensal e anual, fechamento pronto para o contador.
Obra fechada, visita de orçamento e apontamento, com filtro por serviço.
Funcionários, horas puxadas do Time Station e o que vai ser pago na semana.
Ferramenta e EPI: o que tem, o que comprar e quanto já foi investido.
Resumo do dia seguinte, fechamento do mês e balanço do ano com ganho, perdido e o motivo.
Tudo tem duas portas que escrevem no mesmo lugar: a tela e o agente. O diário pode ser digitado ou falado, a despesa digitada ou fotografada da nota, o ponto lançado na mão ou puxado do Time Station pela API. Isso importa porque nenhum dos dois nunca usou sistema nenhum, e forçar só um caminho mataria o uso.
Um time por sócio, cada um no Telegram do próprio dono, treinado na rotina daquele território. Os dois escrevem no mesmo sistema e no mesmo CRM. Vira subagente só o que roda sozinho, o que demora, ou o que precisa de base própria. Dá quatro:
Lê a planta e compara preço, estoque e promoção loja por loja. É demorado, por isso não fica dentro da orquestradora.
Base própria com a norma e o formulário de cada cidade, e vigia o status para avisar antes de travar a obra.
Roda o dia inteiro varrendo quem comprou casa, bairro, renda e management company.
Recepção da empresa: responde cliente e lead em segundos em todo canal de entrada, responde avaliação no Google, qualifica, agenda a visita e joga no pipeline. Em inglês e em português.
O resto é capacidade configurada dentro de cada orquestradora. Na do Elias: orçamento e estimativa, documento e tradução para o inglês, diário da obra, ponto e folha. Na do Hernani: montar a proposta a partir da gravação, follow-up de proposta enviada, conteúdo e vídeo. Nas duas: financeiro, fechamento para o contador e resumo do dia.
O que a gente tem que providenciar
Site e presença da X Green.
A dashboard da empresa inteira, com tudo que está descrito acima.
Um time por sócio, com os quatro subagentes e as capacidades de cada orquestradora.
Integração do controle de ponto por API.
Fora do escopo técnico, ficou combinado que indicação de cliente novo paga 10% do contrato fechado, e que o próximo projeto da dupla depois deste é o sistema do seguro de vida do Hernani.
Operação: Telegram como interface de cada sócio, Plaud (um aparelho por sócio) e Time Station por API, que é grátis até dez funcionários e tem limite de cinco mil chamadas por dia.
Dinheiro: Stripe, conta a abrir, com a taxa repassada ao cliente, e a conta bancária que vai alimentar o financeiro.
Aquisição: Apify como guarda-chuva de dados (redes sociais e biblioteca de anúncios da Meta), Google Business para criar e verificar o perfil e começar a juntar avaliação, Instagram e Facebook, bases de imóvel a validar, e e-mail e SMS com provedor a definir.
Infra: Claude Max como motor dos agentes, APIs de voz e imagem, VPS Hostinger, domínio e site da X Green.
Claude Max 200 dólares por mês, APIs de voz e imagem por volta de 30, Apify 20, VPS Hostinger 12,99 promocional no primeiro ano e 28,99 na renovação, Stripe em torno de 2% por transação repassado ao cliente, Plaud 190 dólares por aparelho e Time Station grátis até dez funcionários, 19,95 por mês acima disso.
Em aberto